أدوات تقنية

مؤتمرات الفيديو عن بعد : كيف أصبحت مؤتمرات الفيديو أكثر شيوعًا في عام 2020 ؟

 مؤتمرات الفيديو عن بعد

مؤتمرات الفيديو عن بعد

في هذا المقال سنقدم لك توضيح فكرة مؤتمرات الفيديو عن بعد وكيف تمّ إستغلالها بطريقة جيّدة لتسيير الأعمال في هذه الأعوام الأخيرة خاصة في عام 2020. عام أزمة فيروس الكوفيد-19 الذي جعل كلّ فرد في حُجرتِه ومعزولًا عن زملائه وعمله . حيث أنّ تقنية مؤتمرات الفيديو عن بعد هي واحدة من التقنيات التي تتيح للمستخدمين بأن يقوموا بعقد اجتماعات في مواقع مختلفة وجهًا لوجه كما في الحياة الواقعية، دون الحاجة إلى الانتقال إلى مكان واحد معًا. وهذا ما سمح بعض الشيء في التغلب على مشكلة الحجر الصحي. كما أنّ هذه التقنية مناسبة بشكل خاص لمستخدمي الأعمال في مدن مختلفة أو حتى بلدان مختلفة لأنها توفِّر الوقت والنفقات والمشاحنات المرتبطة بسفر العمل. وهذا ما سمح بتوسيع استخدامات مؤتمرات الفيديو والتي اصبحت تشمل عقد اجتماعات روتينية، التفاوض بشأن الصفقات التجارية، و إجراء مقابلات مع المرشحين للوظائف …الخ

ماهي مؤتمرات الفيديو عن بعد ؟

مؤتمرات الفيديو هي جلسة اتصال مرئي بين مستخدمين بغض النظر عن موقعهم، وتتميز بنقل محتوى الصوت والصورة بشكل مباشر (اونلاين). في البداية ، مكّن برنامج مؤتمرات الفيديو المستخدمين فقط من إجراء مكالمات فيديو أو عقد مؤتمرات فيديو جماعية. ومع ذلك، ومع تقدم التكنولوجيا، اكتسب برنامج مؤتمرات الفيديو الكثير من الأدوات والميزات المفيدة للاتصال والتعلم عن بُعد. حيث نجد نوعان رئيسيان منها:

إقرأ أيضا:أهمية الأمن السيبراني… الأمن السيبراني التعريف والأنواع والأهمية

1- مكالمات الفيديو بين طرفين:

تتميز هذه مكالمات بأنها جلسة فيديو ثنائية الأطراف للتواصل وجهًا لوجه برؤية و سماع بعضهما البعض في وقت واحد. حيث يتم تزويد كلا المشاركين في الاجتماع بأدوات تعاون متنوعة مثل الرسائل النصية و نقل الملفات وعرض الشرائح و ما إلى ذلك .

2- مؤتمرات الفيديو متعددة الأطراف:

تتميز مؤتمرات الفيديو متعددة الأطراف أو الجماعية باجتماعات فيديو مع أكثر من مستخدمين إثنين . حيث نجد أنها تتضمن عدّة أنواع فرعية على حسب الاحتياجات و على حسب عدد المشاركين و المتحدثين النشطين في الاجتماع أو المؤتمر .

كيف تعمل مؤتمرات الفيديو عن بعد ؟

الميزة الرئيسية لمؤتمرات الفيديو عن بعد هي أنّ المستخدمين يمكنهم رؤية بعضهم البعض بطريقة رسمية، مما يسمح لهم بأن يعملوا على تطوير علاقات أقوى . أمّا عندما يتم عقد مؤتمر فيديو لأغراض غير رسمية، فانه يطلق عليها مكالمة فيديو أو دردشة فيديو .

وهناك مجموعة متنوعة من الطرق التي يمكن بها إجراء مؤتمرات الفيديو . حيث يمكن للأفراد استخدام كاميرات الويب المتصلة بجهاز الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي أو أجهزة الكمبيوتر المكتبية . كما يمكن أيضًا استخدام الهواتف الذكية المزوّدة بكاميرات للاتصال بمؤتمرات الفيديو . وفي مثل هذه الحالات ، يتم عادةً  استخدام النظام الأساسي القائم على البرامج لنقل الاتصال عبر بروتوكولات الإنترنت .

إقرأ أيضا:خطوات إنشاء موقع ويب ناجح اليك أفضل النصائح لإنشاء موقعك الخاص

في حين تستخدم بعض الشركات غرف مؤتمرات فيديو مخصّصة و مجهّزة بكاميرات وشاشات عالية الجودة لضمان وضوح المحادثة مع تجنب الأخطاء الفنية قدر الإمكان . حيث أنّ الموظفين المتمرسين في مجال التكنولوجيا يطلبون أحدث الأدوات لدعم الكفاءة المهنية .

ما هي إيجابيات مؤتمرات الفيديو عن بعد ؟

تُعدّ مؤتمرات الفيديو جزءًا رئيسيًا من ممارسة الأعمال التجارية في القرن الحادي والعشرين . وذلك لفوائدها وايجابياتها المختلفة والتي من بينها:

  • سهولة الاتصال المرئي الكامل مع العملاء والزملاء في أي مكان وزمان .
  • إمكانية تقليل التكاليف الاقتصادية مع توفير المال وذلك بتقليل مصاريف سفر رجال الأعمال وتكاليف المؤتمرات على الشركات من طعام، وتوظيف عمال النظافة و…الخ.
  • خفض معدل التأثيرات المُضرّة للبيئة من خلال انخفاض مستوى التلوث البيئي الناتج عن غازات المركبات المستعملة أثناء التنقل من مكان إلى مكان.
  • تعمل المؤتمرات عن بعد على معرفة قدر التعاون وعلاقات العمل الجيّدة مع رضا الموظّف وتحسين القدرة التنافسية.
  • السعي بشكل أكثر فعالية نحو أهداف الشركات ورجال الأعمال بشكل أسرع. مع تحسين الرضا الوظيفي والاحتفاظ بالموظفين وخلق وتيرة عمل فعالة عن بعد.
  • تحقيق التوازن بين العمل والحياة الأسرية وهذا ما يرضي الموظفين بشكل أكبر.

كيف تنظِّم مؤتمرات الفيديو عن بعد بجودة عالية؟

لتنظيم  مؤتمرات الفيديو ذو جودة عالية يكون مناسب لك وعملائك أو لعمّالك الذين في الشركة إن كنت رائد أعمال. يجب عليك أولاً مراعاة توقعاتك: هل تريد استخدام البرنامج للحفاظ على التواصل مع الموظفين أثناء العمل عن بُعد؟ أم أنك تخطط لإنشاء منصة اتصال لإجراء مناقشات متعمقة مع العملاء؟

إقرأ أيضا:Zoom Meeting : تطبيق زووم نصائح تجعلك محترفًا في مكالمات الفيديو

بالإضافة إلى ذلك. وفي كلا الحالتين يجب عليك أيضًا معرفة متطلبات عملائك أو موظفيك من أجل اتخاذ القرار الصحيح. وفيما يلي سنعطيك النقاط المهمة التي يجب مراعاتها:

1- اختر برنامج يقدم جودة فيديو عالية الدقة:

وبما أنه يوجد عدد كبير من المنصات التي تقدم هذه البرنامج، يعتمد الاختيار الصحيح على أن يكون البرنامج يقبل أكبر عدد من المشاركين المحتملين. ويتميز بسهولة الاستخدام مع توافقه مع مختلف أنظمة التشغيل ليكون الوصول إليه متاحًا للجميع.

2- اتصال انترنت عالي الجودة:

للتواصل بشكل جيد، يجب وجود اتصال إنترنت يضمن إتصال عالي السرعة مزامن مع الصوت والفيديو بشكل مثالي عند كلّ المشاركين، ممّا يسمح بإجراء محادثة سلِسة دون مقاطعة بصرية أو سمعية.

3- ضبط الإضاءة:

الحرص على ضبط الإضاءة الخاصة بك وبعملائك والتي تعتبر من أوّل الأشياء التي يجب ضبطها، بحيث يجب أن يكون كلّ واحد مرئيًا بوضوح.

4- ضبط وضع الكاميرا:

  • ضبط بعد وقرب الكاميرا من الأشخاص، بحيث يجب أن يظهر الأشخاص بصورة واضحة للجمهور تكون من الكتفين إلى الرأس أو من الخصر إلى الرأس. حتى يكون المؤتمر أشبه أو أقرب من المؤتمر على أرض الواقع.
  • حافظ على الكاميرا في مستوى العين، للحفاظ على الاتصال بالعيون. وسأعطيك حيلة جيدة هنا  يمكن الاستناد اليها وهي النظر إلى الكاميرا عند التحدث. أمّا إن كان هذا لا يناسبك أو لا يناسب العملاء، فيلزم وضع الشاشة والكاميرا في مستوى العين.

5- خلفيات بسيطة وغير ملفتة للانتباه:

إلزام المشتركين بالجلوس في بيئة منظمة، بسيطة ونظيفة قدر الإمكان. لأنها إن كانت عكس ذلك فقد تؤدي  إلى تشتيت انتباه المشتركين في مؤتمر الفيديو.

6- وضوح الأصوات:

التحقق من وضوح الأصوات جيدًا، حيث يعتبر استخدام ميكروفون خارجي هو الأفضل لكونه يكون قريب بما يكفي من الوجه والفم.

7- تنظيم محكم من قِبل مدير المؤتمر:

  • وذلك يكون بإعداد جدول عقد الاجتماعات عن بعد يحتوي على جميع المعلومات والوثائق اللازمة. ومشاركته مع العملاء أو الموظفين قبل إرسال دعوات الاجتماع قبل عدة أيام من مؤتمر الفيديو، لكي يكون الجميع مستعدين بشكل مناسب.
  • ولا تنسى اختبار عمل المؤتمر قبل بدايته، وأفضل طريقة لاختبار التثبيت هي بدء تطبيق الفيديو والتقاط لقطة شاشة قبل بدء المؤتمر. وهذا ما سيعطيك فكرة عما يراه زملائك أو عملاؤك.

لماذا تزايد الطلب على مؤتمرات الفيديو عن بعد في عام 2020؟

اليوم وبالتحديد عام 2020 وتزامنًا مع غلق معظم الشركات والمؤسسات. أصبح الطلب على مؤتمرات الفيديو عن بُعد متزايد ومتاحًا على نطاق واسع . وهذا أمر بالغ الأهمية حيث مَكّنت مؤتمرات الفيديو العديد من الشركات من الاستمرار في العمل من خلال السماح للموظفين بالعمل من المنزل ، باستخدام حلول المؤتمرات عن بعد ، فضلاً عن الاتصالات العامة. وهذا ما مكّن من رؤية الأشخاص الذين نعمل معهم والتفاعل معهم. ممّا عزّز نمو مؤتمرات الفيديو لتجاوز الأزمة العالمية في 2020م.

وفي مقابل هذا. نجد أنظمة مؤتمرات الفيديو تعمل على سلسلة كاملة من أجهزة الكمبيوتر المكتبية الأساسية الموجودة في غرف الاجتماعات الجماعية إلى أجنحة التواجد المتطورة عن بُعد . بفضل التكنولوجيا الأكثر موثوقية و الأسعار المنخفضة. وبذلك أصبحت مؤتمرات الفيديو أداة تعاون أساسية للمؤسسات . وهذا مادلّ على التدفق المستمرّ للتكنولوجيا الجديدة الذي أدت إلى تحسين قابلية الاستخدام بشكل كبير. إذ من الممكن استخدام مرافق المؤتمرات عبر الفيديو في جميع الأمور بما في ذلك مجال السياسة والتواصل بين الرؤساء والوزراء. ومجال الطب أيضا حيث وبما أنّ القطاع الطبي أصبح عمله الرئيسي معالجة مرضى الكوفيد-19. ممّا جعل العديد من الأطباء يتواصلون عبر مكالمات الفيديو مع مرضاهم خصوصا مرضى الأمراض المزمنة لتجنب ذهابهم للمستشفى الذي قد يحملون منه فيروس كورونا. بل وحتى في التعليم، والقضاء والمحاكمات المدنية والجنائية. ممّا يعني أنّ أشكال الاتصال عن بُعد أصبحت في مركز الصدارة للأفراد، الشركات، ومختلف المؤسسات العامة والخاصة في معظم المجالات.

وفي الختام يمكننا القول..

أنّ العالَم يحتاج  إلى أن يكون قادرًا على الاعتماد على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في قيادة الأزمات، فأزمة كوفيد -19 لم تسلط الضوء على الدور الحاسم لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في استمرار عمل المجتمعات فحسب ، بل سلطت الضوء أيضًا على التفاوتات الرقمية المذهلة بين البلدان وداخلها. فالتكنولوجيا يمكن أن تكون مصدرًا مفيدًا للجميع الآن أكثر من أي وقت مضى. لكن هل ستبقى هذه التطورات ناجحة في المستقبل البعيد ياترى؟ إن كنت مهتما يمكنك أن تشاركنا رأيك في هذا وسنكون ممتنين لك!

السابق
شرح نظرية التطور… ما نظرية التطور؟ وما سبب أهميتها؟
التالي
فوائد الزنجبيل … كل ما تريد معرفته عن فوائد الزنجبيل للجسم والصحة